REGULAMIN RADY NADZORCZEJ

ESKIMOS Spółka Akcyjna

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1

Rada Nadzorcza jest organem spółki ESKIMOS Spółki Akcyjnej (dalej jako „Spółka”), powołanym do sprawowania stałego nadzoru nad jej działalnością we wszystkich dziedzinach oraz wykonywania innych zadań, zgodnie z postanowieniami Kodeksu spółek handlowych i innych obowiązujących przepisów prawa, Statutu Spółki, uchwał Walnego Zgromadzenia oraz postanowień niniejszego Regulaminu.

§ 2

Regulamin niniejszy określa organizację i sposób wykonywania czynności przez Radę Nadzorczą.

Rozdział II

Zadania i kompetencje Rady Nadzorczej

§ 3

Rada Nadzorcza sprawuje stały nadzór nad działalnością Spółki we wszystkich dziedzinach.

§ 4

Kompetencje, obowiązki i uprawnienia Rady Nadzorczej są określone w Kodeksie spółek handlowych, Statucie Spółki oraz w uchwałach Walnego Zgromadzenia.

§ 5

Rada Nadzorcza może – nie uchybiając kompetencjom innych organów Spółki – wyrażać opinie we wszystkich sprawach związanych z działalnością Spółki, w tym także występować z wnioskami i propozycjami do Zarządu, który w takim przypadku obowiązany jest złożyć na ręce Przewodniczącego Rady Nadzorczej informację o sposobie wykorzystania tych wniosków i propozycji w terminie 14 (czternastu) dni od daty ich przedłożenia.

Rozdział III

Organizacja Rady Nadzorczej i wykonywanie jej zadań

§ 6

1. W skład Rady Nadzorczej wchodzi nie mniej niż pięciu członków, w tym Przewodniczący i Wiceprzewodniczący.
2. Przewodniczący Rady Nadzorczej i Wiceprzewodniczący wybierani są przez Radę Nadzorczą z grona członków Rady, w głosowaniu tajnym.

§ 7

1. Pracami Rady Nadzorczej kieruje Przewodniczący Rady Nadzorczej, a w przypadku jego nieobecności, Wiceprzewodniczący Rady Nadzorczej.
   1. Oświadczenia kierowane do Rady Nadzorczej pomiędzy posiedzeniami dokonywane są wobec Przewodniczącego Rady Nadzorczej, a gdy nie jest to możliwe – wobec  Wiceprzewodniczącego Rady Nadzorczej.

§ 8

Przewodniczący ma prawo upoważnić Wiceprzewodniczącego do wykonywania wszelkich jego uprawnień, wynikających ze Statutu Spółki i niniejszego Regulaminu.

§ 9

Korzystając ze swych uprawnień, Przewodniczący Rady Nadzorczej powinien stosować się do uchwał i opinii Rady, a także – w miarę potrzeby – uzgadniać swe decyzje z Wiceprzewodniczącym.

§ 10

Rada Nadzorcza może powoływać spośród swoich członków zespoły robocze do badania poszczególnych zagadnień. Rada Nadzorcza ma prawo żądania opracowania, dla jej potrzeb, na koszt Spółki, ekspertyz i opinii w zakresie należącym do jej kompetencji. Umowy z wykonawcami takich prac zawiera, na wniosek Przewodniczącego Rady, Zarząd Spółki.

§ 11

1. Rada Nadzorcza wykonuje swe czynności zbiorowo, może jednak oddelegować i upoważnić jednego lub kilku jej członków do stałego, indywidualnego wykonywania poszczególnych czynności przez czas oznaczony.
   1. Delegowany Członek Rady Nadzorczej jest obowiązany do złożenia Radzie Nadzorczej pisemnego sprawozdania z dokonanych czynności.

§ 12

Obsługę administracyjno-techniczną Rady Nadzorczej zapewnia Zarząd, który obowiązany jest udostępnić Radzie pomieszczenia dla potrzeb odbywania posiedzeń, a także urządzenia i materiały niezbędne do wykonywania jej zadań. Zarząd wskaże z grona pracowników Spółki osoby bezpośrednio odpowiedzialne za obsługę organizacyjno-techniczną i dokumentację prac Rady Nadzorczej.

Rozdział IV

Zwoływanie posiedzeń, prowadzenie obrad i podejmowanie uchwał

§ 13

1. Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w miarę potrzeby, nie rzadziej jednak niż raz na kwartał.
2. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwołuje Przewodniczący Rady, a w przypadku jego nieobecności lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez Przewodniczącego jego funkcji – Wiceprzewodniczący Rady, z własnej inicjatywy lub na wniosek uprawnionych.
3. Pierwsze posiedzenie Rady Nadzorczej nowej kadencji zwołuje Przewodniczący Rady minionej kadencji, a w przypadku jego nieobecności lub wynikającej z innych przyczyn niemożności pełnienia przez Przewodniczącego jego funkcji – Wiceprzewodniczący Rady minionej kadencji.
4. Posiedzenia Rady Nadzorczej zwoływane są za pomocą pisemnych zaproszeń, które powinny być wysłane członkom Rady na co najmniej siedem dni przed datą posiedzenia. W zaproszeniu podaje się datę, miejsce oraz proponowany porządek obrad posiedzenia. Wysyłanie zaproszeń nie jest konieczne, jeżeli o miejscu, terminie i porządku obrad członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieni na poprzednim posiedzeniu Rady Nadzorczej.
5. Zaproszenie można przesłać również za pomocą telefaksu, poczty elektronicznej, poczty kurierskiej albo w inny sposób (o ile ta forma została pisemnie wskazane przez członka Rady Nadzorczej), pod warunkiem osobistego potwierdzenia odbioru i z zachowaniem siedmiodniowego terminu, o którym mowa powyżej. Zaproszenia wysyła się w formie i na adresy uprzednio pisemnie wskazane przez członków Rady Nadzorczej. W przypadku odbioru zaproszenia przez inną osobę niż członek Rady Nadzorczej, wymagane jest pisemne potwierdzenie otrzymania zaproszenia przez członka Rady Nadzorczej.
6. Wysłanie zaproszenia nie jest wymagane, jeśli o terminie następnego posiedzenia Rady Nadzorczej jej członkowie zostali poinformowani przez Przewodniczącego bezpośrednio na posiedzeniu.
7. Posiedzenia Rady Nadzorczej mogą się odbywać, jeżeli wszyscy członkowie Rady zostali prawidłowo zaproszeni.
8. Uchwały Rady Nadzorczej zapadają bezwzględną większością oddanych głosów, w obecności co najmniej połowy członków Rady Nadzorczej, w tym Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego.
9. Z zastrzeżeniem postanowień kodeksu spółek handlowych, uchwała Rady Nadzorczej może być podjęta w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W takim przypadku uchwała jest ważna, gdy wszyscy członkowie Rady Nadzorczej zostali powiadomieni o treści projektu uchwały.

10.  Posiedzenia Rady Nadzorczej odbywają się w siedzibie Spółki, w Warszawie lub w Sokółce.

§ 14

1. Podejmowanie uchwał w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość może zarządzić Przewodniczący Rady Nadzorczej na wniosek członka Rady lub na wniosek Zarządu albo bez takiego wniosku, jeżeli uzna że jest to uzasadnione. Tryb pisemny lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nie może mieć zastosowania, jeżeli zgłosi wobec niego pisemny sprzeciw którykolwiek z członków Rady.
2. Uchwały podjęte w trybie pisemnym lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, zostają przedstawione na najbliższym posiedzeniu Rady Nadzorczej z podaniem wyników głosowania.

§ 15

1. Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość może obywać się za pośrednictwem telefonu, audiokonferencji, wideokonferencji lub poczty elektronicznej.
2. Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą przy wykorzystaniu poczty elektronicznej jako środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość odbywa się w ten sposób, że projekt uchwały sporządzony na piśmie jest przesyłany przez Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego pocztą elektroniczną kolejno wszystkim członkom Rady Nadzorczej na uprzednio podane przez nich adresy poczty elektronicznej. Każdy członek Rady Nadzorczej, po zaznajomieniu się z projektem uchwały, niezwłocznie podpisuje się imieniem i nazwiskiem na tym projekcie uchwały, jeżeli głosuje „za” powzięciem proponowanej uchwały i odsyła natychmiast podpisany przez siebie projekt uchwały Przewodniczącemu (lub Wiceprzewodniczącemu) Rady, który zlicza glosy oddane „za” uchwałą. Członkowie Rady, którzy głosowali przeciwko projektowi uchwały lub wstrzymali się od głosu zawiadamiają o tym niezwłocznie Przewodniczącego (lub Wiceprzewodniczącego) przy użyciu poczty elektronicznej. Wydruki oświadczeń członków Rady złożone pocztą elektroniczną włącza się do księgi protokołów Rady Nadzorczej.
3. Podejmowanie uchwał przez Radę Nadzorczą przy wykorzystaniu telefonu, audiokonferencji lub wideokonferencji jako środka bezpośredniego porozumiewania się na odległość odbywa się w ten sposób, że projekt uchwały sporządzony na piśmie jest odczytywany przez Przewodniczącego lub Wiceprzewodniczącego Rady przez telefon kolejno wszystkim członkom Rady Nadzorczej alfabetycznie albo jednocześnie wszystkim członkom Rady Nadzorczej, biorącym udział w audiokonferencji lub wideokonferencji. Każdy członek Rady Nadzorczej, po przeczytaniu mu projektu uchwały składa Przewodniczącemu (lub Wiceprzewodniczącemu) Rady oświadczenie czy głosuje „za” powzięciem proponowanej uchwały, czy „przeciw”, czy też „wstrzymuje się od glosowania”. Następnie Przewodniczący (lub Wiceprzewodniczący) Rady Nadzorczej zlicza glosy oddane „za” uchwałą. Taśmy z nagrania rozmów telefonicznych, taśmy z nagraniem audiokonferencji lub wideokonferencji włącza się do księgi protokołów Rady Nadzorczej.

§ 16

Porządek obrad posiedzenia ustala Przewodniczący Rady Nadzorczej, z uwzględnieniem wszystkich spraw wniesionych do porządku obrad we wniosku o zwołanie posiedzenia. Osoby uprawnione do żądania zwołania posiedzenia Rady Nadzorczej, mają także prawo żądać umieszczenia określonych spraw w porządku obrad Rady. Zmiana zaproponowanego porządku obrad może nastąpić tylko w przypadku, gdy na posiedzeniu obecni są wszyscy członkowie Rady i nikt nie wnosi sprzeciwu, co do porządku obrad. Uchwały mogą być podejmowane tylko w sprawach objętych porządkiem obrad.

§ 17

Przewodniczący Rady Nadzorczej kieruje posiedzeniem, udziela głosu, zarządza głosowanie i ogłasza jego wynik. Prowadząc obrady Przewodniczący powinien dążyć do osiągnięcia zgodności stanowisk członków Rady w sprawach podlegających rozpatrzeniu.

§ 18

Posiedzenia Rady Nadzorczej są protokołowane. W protokole należy odnotować, że Rada – ze względu na zaproszenie i obecność wymaganej liczby jej członków – jest zdolna do podejmowania uchwał. Protokół powinien stwierdzać miejsce i czas posiedzenia oraz porządek obrad, imiona i nazwiska osób obecnych na posiedzeniu członków Rady Nadzorczej, przebieg obrad, treść podjętych uchwał oraz wyniki i sposób głosowania, a także zastrzeżenia i zdania odrębne zgłoszone przez członków Rady. Protokół podpisują wszyscy obecni na posiedzeniu członkowie Rady oraz protokolant. Do protokołu należy załączyć listę obecnych na posiedzeniu. Rada Nadzorcza prowadzi księgę protokołów oraz księgę uchwał Rady, w której zamieszcza się uchwały Rady. Poszczególne uchwały są podpisywane przez wszystkich Członków Rady, którzy brali udział w  ich podejmowaniu.

§ 19

Dla potrzeb protokołu Przewodniczący może zarządzić rejestrację przebiegu części lub całości obrad na taśmie magnetofonowej lub innym nośniku audio, chyba, że sprzeciwi się temu więcej niż połowa członków Rady obecnych na posiedzeniu.

§ 20

Przewodniczący może dopuścić do udziału w posiedzeniu Rady Nadzorczej osoby spoza grona jej członków, których uczestnictwo jest niezbędne lub celowe dla właściwego przeprowadzenia obrad, w szczególności pracowników i doradców Spółki, odpowiedzialnych za sprawy rozpatrywane na posiedzeniu. W posiedzeniach Rady uczestniczą Prezes i pozostali członkowie Zarządu, jednakże Przewodniczący Rady może zarządzić prowadzenie obrad bez ich udziału, jeżeli przemawiają za tym szczególne względy; nie dotyczy to jednak przypadku, gdy posiedzenie Rady Nadzorczej zostaje zwołane na wniosek Zarządu.

Rozdział V

Prawa i obowiązki Członków Rady Nadzorczej

§ 21

Członkowie Rady Nadzorczej wykonują swe prawa i obowiązki wyłącznie osobiście.

§ 22

Członkowie Rady Nadzorczej zobowiązani są do zachowania poufności wszelkich informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a także do przestrzegania obowiązujących w Spółce przepisów dotyczących ochrony informacji poufnych. Obowiązek ten trwa także po zakończeniu sprawowania funkcji przez członków Rady Nadzorczej. W kontaktach ze środkami masowego przekazu członkowie Rady powinni ograniczyć się do podawania informacji ogólnie dostępnych. Informacje, które nie mają takiego charakteru, mogą być ujawniane jedynie przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej.

§ 23

Udział w posiedzeniach Rady Nadzorczej jest obowiązkiem członka Rady. Członek Rady Nadzorczej podaje przyczyny swojej nieobecności na piśmie.

§ 23a

Członek Rady Nadzorczej niezwłocznie po powołaniu zobowiązany jest oświadczyć Zarządowi Spółki o swych powiązaniach z akcjonariuszem Spółki dysponującym akcjami reprezentującymi co najmniej 5% ogólnej liczby głosów na Walnym Zgromadzeniu Spółki, bądź też o braku takich powiązań. Członek Rady Nadzorczej zobowiązany jest niezwłocznie informować Zarząd Spółki o każdej zmianie stanu wskazanego w oświadczeniu o którym mowa w zdaniu poprzednim.

§ 24

Regulamin wchodzi w życie z dniem uchwalenia.